Wstęp
W Szkole w Chmurze ważne jest dla nas przestrzeganie najwyższych standardów, troski o uczniów i rodziców, naszych członków załogi, pracowników i zleceniobiorców, partnerów oraz cały otaczający nas ekosystem. W tym poszanowanie prawa, ekologia i zdrowe relacje w pracy. I potrzebni są nam ludzie którzy zauważają, jeśli coś pójdzie nie tak.
Być może to właśnie Ty wiesz o czymś w naszej organizacji, co nie wygląda dobrze, ale nie zostało odpowiednio zauważone. Daj znać. Pozwól żeby można było coś z tym zrobić, zanim nie stanie się jakaś katastrofa. Poniżej opisujemy, jak można zgłaszać takie rzeczy i co się z nimi dalej będzie działo. W każdym przypadku możesz liczyć na to, iż Twoja tożsamość jako osoby zgłaszającej nie będzie ujawniona, jeśli wyraźnie nie wyrazisz na to zgody.
Chcemy, żeby tych zgłoszeń mogło być jak najwięcej i żeby sam fakt zgłoszenia był postrzegany jako aktywność, która przyczynia się do ulepszania chmury.
Ma to też odzwierciedlenie w odpowiednich przepisach prawa, a podobne procedury i konieczność zgłaszania tych rzeczy od niedawna istnieje (lub powinna istnieć) we wszystkich organizacjach w Polsce.
Jak to robić:
- Jeśli dostrzegasz nieprawidłowości w przestrzeganiu prawa, ekologii, zdrowych relacji w pracy, czy najwyższych standardów opieki nad uczniami i ich rodzinami, możesz, i powinieneś, to zgłosić. W szczególności jeśli jesteś pracownikiem (również byłym), kandydatem do pracy, współpracownikiem (na umowie zlecenie, o dzieło, czy przedsiębiorcą, który osobiście wykonuje dla nas usługi), stażystą, praktykantem, wolontariuszem.
- Zgłaszać się możesz do wyznaczonych osób. Są dwie – Natalia Minczanowska ([email protected]) i Mariusz Truszkowski ([email protected]). Na wypadek, gdyby jedna z tych osób nie była bezstronna w danej sprawie, lub zgłoszenie dotyczyło bezpośrednio jej, możesz zgłosić się do drugiej osoby.
- Zgłoszenia przyjmowane są przez formularz dostępny tutaj oraz tutaj (jest to Google Forms, więc formularz jest dostępny po zalogowaniu się na jakiekolwiek konto Google).
- Jeśli nie chcesz wypełniać formularza, możesz dać znać bezpośrednio tym osobom przez slack lub mail i umówić spotkanie, z którego sporządzana będzie notatka.
- Osoby wymienione w pkt. 2, wraz ze swoimi asystentami i osobami im pomagającymi, tworzą jednostkę organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań w wyniku Twojego zgłoszenia, czyli m.in. weryfikację faktów i dalszą komunikację z Tobą – pytanie o dodatkowe informacje i przekazanie informacji zwrotnej.
- Bardzo w Szkole w Chmurze zależy nam na kontakcie i transparentności, dlatego anonimowo przekazane informacje mogą nie być analizowane. Zapewniamy jednak że z samego faktu zgłoszenia nie będą wyciągane żadne konsekwencje służbowe, gdyż główną intencją jest usunięcie zauważonych nieprawidłowości.
- Od razu po wpłynięciu zgłoszenia, a maksymalnie w ciągu 7 dni otrzymasz potwierdzenie jego przyjęcia.
- Do wyjaśnienia sprawy przez osoby z pkt 2 powołana zostanie komisja wyjaśniająca, która działa według następujących zasad:
- W ramach postępowania wyjaśniającego jest uprawniona do prowadzenia rozmów z osobami, które mogą posiadać istotną dla postępowania wiedzę, badania dokumentów lub kierowania zapytań do odpowiednich jednostek.
- Każdy pracownik lub współpracownik Szkoły w Chmurze jest zobowiązany dostawienia się na wezwanie Komisji wyjaśniającej lub udzielenia odpowiedzi albo przedstawienia dokumentu, w którego jest posiadaniu, a wezwanie w tym względzie ma moc polecenia służbowego.
- Każda osoba biorąca udział w postępowaniu wyjaśniającym jest zobowiązana do zachowania poufności co do okoliczności, o których dowiedziała się podczas tych czynności.
- Komisja wyjaśniająca w miarę możliwości nie udostępnia osobom uczestniczącym w postępowaniu wyjaśniającym treści zgłoszenia i nie informuje tych osób o Twojej tożsamości, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie ani osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu. Twoja tożsamość może zostać ujawniona wyłącznie na podstawie jego dobrowolnej, świadomej i wyraźnej zgody w tym zakresie.
- Na skutek rozpoznania zgłoszenia Komisja wyjaśniająca przygotowuje Raport, zawierający następujące kategorie informacji:
- opis przedmiotu zgłoszenia,
- opis podjętych czynności w postępowaniu wyjaśniającym,
- opis ustalonego stanu faktycznego,
- wnioski z postępowania wyjaśniającego, w tym w odniesieniu do tego czy Zgłoszenie jest zasadne, niezasadne lub częściowo zasadne,
- rekomendacje dalszych Działań następczych lub działań naprawczych do podjęcia na skutek przeprowadzonego Postępowania Wyjaśniającego, jeśli znajduje to zastosowanie.
- Komisja wyjaśniająca przekazuje Zarządowi raport w terminie 3 dni od jego podpisania przez ostatniego Członka Komisji. Zarząd Spółki podejmuje decyzję w przedmiocie ewentualnych działań naprawczych lub innych dalszych Działań następczych, o czym niezwłocznie informuje Komisję wyjaśniającą rozpoznającą Zgłoszenie.
- W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczyło jednego z Członków Zarządu, Raport, w celu jego oceny i podjęcia decyzji, o których mowa powyżej, przekazuje się Członkom Zarządu z pominięciem tej osoby, lub Radzie Nadzorczej lub jej odpowiednikowi.
- Informacja zwrotna na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań zostanie Tobie oraz innym uczestniczącym w pracach komisji osobom przekazana maksymalnie w ciągu 3 miesięcy od dnia zgłoszenia.
- To nasza wewnętrzna procedura. Pamiętaj że zawsze możesz różne naruszenia zgłaszać do odpowiednich instytucji, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich albo inne organy publiczne polskie – oraz w stosownych przypadkach – nawet do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem tej procedury. Takimi organami publicznymi są naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej.