Polityka informacyjna w zakresie ochrony danych osobowych dla uczniów oraz rodziców/opiekunów prawnych uczniów placówek edukacyjnych prowadzonych przez Szkoła w Chmurze Sp. z o.o.
Szanowni Państwo, w związku z obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”), przekazujemy informacje dotyczące sposobu przetwarzania Państwa danych oraz przysługujących z tego tytułu uprawnień.
- Zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO administratorem danych osobowych osób występujących w roli:
- uczniów placówek edukacyjnych prowadzonych przez Szkoła w Chmurze Sp. z o.o.rodziców uczniów placówek edukacyjnych prowadzonych przez Szkoła w Chmurze Sp. z o.o.opiekunów prawnych uczniów placówek edukacyjnych prowadzonych przez Szkoła w Chmurze Sp. z o.o.
- Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych można kontaktować się drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Spółki wskazany w pkt 1. powyżej.
- Dane osobowe osób wskazanych w pkt 1. powyżej, w zależności od roli przez nie pełnionej, mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:
- przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do placówki edukacyjnej, co stanowi realizację obowiązku prawnego ciążącego na Spółce oraz realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO),
- zawarcia i realizacji przedmiotu porozumienia (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
- zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy edukacyjnej szkolawchumurze.org, w tym usług dostępnych w tzw. Strefie Rodzica (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
- dążenia do zawarcia, zawarcia i realizacji przedmiotu umowy o wolontariat (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
- w celu utworzenia i prowadzenia indywidualnego profilu ucznia w systemie informatycznym prowadzonym przez Spółkę (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
- w celu realizacji obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w tym rozliczenia ewentualnych dobrowolnych wpłat dokonywanych na rzecz Spółki w ramach bezzwrotnego wsparcia finansowego, a także w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty oraz innymi przepisami prawa, którym podlega Spółka, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
- w celu prowadzenia przez Spółkę działań określonych w treści udzielonej zgody na utrwalenie i/lub rozpowszechnianie wizerunku (w tym również w zestawieniu z innymi danymi osobowymi np. w postaci głosu, imienia lub nazwiska – zgodnie z zakresem wynikającym z udzielonej zgody) w szczególności w postaci informowania, upowszechniania lub promowania wiedzy o działalności Spółki a także rejestracji przebiegu egzaminów klasyfikacyjnych (pisemnych oraz ustnych) na potrzeby weryfikacji przebiegu egzaminu (w zależności od treści zgody) tj. na podstawie udzielonej zgody (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
- w celu prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z pytaniami kierowanymi do Spółki, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu prowadzenia działań marketingowych, zwłaszcza analiz statystycznych i wewnętrznych statystyk w celu polepszania i planowania prowadzonej przez siebie działalności (np. zasięgu terytorialnego działalności), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na komunikacji z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, jeśli wyraziła/wyraził Pani/Pan odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany przez siebie numer telefonu (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
- w celu udostępniania przez Spółkę danych osobowych Pani/Pana lub wskazanej przez Panią/Pana osoby innym osobom/podmiotom w przypadku udzielenia przez Panią/Pana zgody na ich przekazanie, co stanowi też realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu zapewnienia bezpieczeństwa w placówkach Spółki poprzez wykorzystanie systemu monitoringu wizyjnego w wyznaczonych miejscach, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
- w celu objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną przez Spółkę, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce, na podstawie udzielonej zgody (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. a) RODO ),
- w celu przechowywania na potrzeby archiwizacyjne, w tym wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Spółce i podejmowania obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
- Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:
- organów władzy publicznej oraz podmiotów wykonujących zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Ministerstwa Edukacji Narodowej, kuratoriów oświaty, okręgowych komisji egzaminacyjnych,
- podmiotów wspierających Spółkę w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego, usług hostingu i tym podobnych),
- kancelarii prawnych i biur księgowych obsługujących Spółkę, a także podmiotów świadczących usługi windykacyjne,
- podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych – w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Spółki.
- Dane osobowe mogą być przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim wypadku Spółka zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi mogą być (w zależności od przypadku): I) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO, II) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, III) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. Osobie, której dane są przekazywane w powyżej wskazanym przypadku przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez Spółkę środków bezpieczeństwa związanych z przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Spółki.
- Dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę, w zależności od celu przetwarzania:
- dane kandydatów nieprzyjętych do placówki edukacyjnej zgromadzone w celach przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego są przechowywane przez Spółkę przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora placówki szkolnej została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem,
- przez okres realizacji porozumienia/umowy/usług świadczonych drogą elektroniczną,
- przez czas wykonywania przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty oraz innymi przepisami prawa, którym podlega Spółka,
- w celu marketingu bezpośredniego polegającego na przesyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną oraz komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, gdy prowadzenie przez Spółkę takich działań wynika z udzielonej przez Panią/Pana zgody – przez czas realizacji przez Spółkę takich działań lub do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celu utrwalenia i/lub rozpowszechniania wizerunku lub głosu (w tym również w zestawieniu z innymi danymi osobowymi np. w postaci imienia lub nazwiska, w zależności od treści udzielonej zgody) – przez czas prowadzenia takich działań (w przypadku utrwalenia przebiegu egzaminu – do końca roku szkolnego) lub do momentu odwołania zgody,
- w celu objęcia ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną przez Spółkę przez cały czas pobierania nauki w placówce szkolnej prowadzonej przez Spółkę oraz po jej ukończeniu przez okres przewidziany przepisami prawa dla danych dot. zdrowia,
- w celach prowadzenia korespondencji – przez czas realizacji przez Spółkę takich działań lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celach prowadzenia pozostałych działań marketingowych – przez czas realizacji przez Spółkę takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji w związku z funkcjonowaniem platformy edukacyjnej szkolawchumrze.org – przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń,
- przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
- w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – nie dłużej niż przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń i przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
- w celach zapewnienia bezpieczeństwa w placówkach szkolnych poprzez wykorzystanie systemu monitoringu wizyjnego przez czas przechowywania nagrania utrwalającego wizerunek.
- Spółka zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a ponadto o przysługującym prawie wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
- Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych osobowych w celach:
- realizacji przedmiotu porozumienia jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
- w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
- w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.
- Spółka nie przetwarza danych osobowych w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.