Polityka informacyjna w zakresie ochrony danych osobowych dla osób zatrudnionych przez Szkołę w Chmurze Sp. z o.o.
Szanowni Państwo, w związku z obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”), przekazujemy informacje dotyczące sposobu przetwarzania Państwa danych oraz przysługujących z tego tytułu uprawnień.
- Zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO administratorem danych osobowych osób występujących w roli: zatrudnionych przez Szkołę w Chmurze Sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę, umowę zlecenie, umowę B2B, umowę o dzieło jest Szkoła w Chmurze Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Powązkowskiej 44C, 01-747 Warszawa (dalej jako: „Spółka”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych, należy kontaktować się ze Spółką drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w pkt 2. poniżej lub pisemnie na adres siedziby wskazany w zdaniu poprzedzającym.
- Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych można kontaktować się drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Spółki wskazany w pkt 1. powyżej.
- Dane osobowe osób wskazanych w pkt 1. powyżej, w zależności od roli przez nie pełnionej, mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:
- w celu realizacji obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie zarządzania zatrudnieniem, w tym przepisami dotyczącymi prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, bezpieczeństwa i higieny pracy, podatków i innych regulacji prawnych, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
- w celu prowadzenia przez Spółkę działań określonych w treści udzielonej zgody na utrwalenie i/lub rozpowszechnianie wizerunku (w tym również w zestawieniu z innymi danymi osobowymi np. w postaci głosu, imienia lub nazwiska – zgodnie z zakresem wynikającym z udzielonej zgody) w szczególności w postaci informowania, upowszechniania lub promowania wiedzy o działalności Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
- w celu prowadzenia działań marketingowych, zwłaszcza analiz statystycznych i wewnętrznych statystyk w celu polepszania i planowania prowadzonej przez siebie działalności (np. zasięgu terytorialnego działalności), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu udostępniania przez Spółkę danych osobowych Pani/Pana lub wskazanej przez Panią/Pana osoby innym osobom/podmiotom w przypadku udzielenia przez Panią/Pana zgody na ich przekazanie, co stanowi też realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu zapewnienia bezpieczeństwa w placówkach Spółki poprzez wykorzystanie systemu monitoringu wizyjnego w wyznaczonych miejscach, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
- w celu przechowywania na potrzeby archiwizacyjne, w tym wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Spółce i podejmowania obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- w celu realizacji obowiązków pracowniczych i administracyjnych, w tym w celach prowadzenia korespondencji i zapewnienia odpowiedniego dostępu do uprawnień i zasobów Spółki, takich jak systemy telekomunikacyjne, platformy edukacyjne, a także innych zasobów niezbędnych do wykonywania pracy, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
- w celu udostępnienia Aplikacji przez Administratora zgodnie z jej regulaminem, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Spółki (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
- Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:
- organów władzy publicznej oraz podmiotów wykonujących zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Ministerstwa Edukacji Narodowej, kuratoriów oświaty, okręgowych komisji egzaminacyjnych,
- podmiotów wspierających Spółkę w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego, usług hostingu i tym podobnych),
- kancelarii prawnych i biur księgowych obsługujących Spółkę, a także podmiotów świadczących usługi windykacyjne,
- podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych – w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Spółki.
- Dane osobowe mogą być przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim wypadku Spółka zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi mogą być (w zależności od przypadku): I) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO, II) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, III) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. Osobie, której dane są przekazywane w powyżej wskazanym przypadku przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez Spółkę środków bezpieczeństwa związanych z przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Spółki.
- Dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę, w zależności od celu przetwarzania:
- przez okres trwania umowy, będącej podstawą zatrudnienia w Spółce,
- przez czas wykonywania przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty oraz innymi przepisami prawa, którym podlega Spółka,
- w celu utrwalenia i/lub rozpowszechniania wizerunku lub głosu (w tym również w zestawieniu z innymi danymi osobowymi np. w postaci imienia lub nazwiska, w zależności od treści udzielonej zgody) – przez czas prowadzenia takich działań (w przypadku utrwalenia przebiegu egzaminu – do końca roku szkolnego) lub do momentu odwołania zgody,
- w celach prowadzenia korespondencji – przez czas realizacji przez Spółkę takich działań lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celach prowadzenia pozostałych działań marketingowych – przez czas realizacji przez Spółkę takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji w związku z funkcjonowaniem platformy edukacyjnej szkolawchumrze.org – przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń,
- przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
- w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – nie dłużej niż przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń i przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
- w celach zapewnienia bezpieczeństwa w placówkach szkolnych poprzez wykorzystanie systemu monitoringu wizyjnego przez czas przechowywania nagrania utrwalającego wizerunek.
- Spółka zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.
- Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych osobowych w celach:
- realizacji przedmiotu porozumienia jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
- w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
- w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.
- Spółka nie przetwarza danych osobowych w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
- Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 30.01.2025.